Công ty quản lý vận hành nhà chung cư rất hay gặp phải nhiều thách thức khi hoạt động quản lý vận hành, tiêu biểu là vào lúc có mâu thuẫn, tranh chấp chung cư bùng nổ cũng gây ảnh hưởng khá lớn tới thương hiệu và quy trình làm việc của công ty quản lý tòa nhà.
Ở dưới là những khó khăn và giải pháp xử lý cần các đơn vị quản lý chung cư phải theo dõi.
Hầu hết những khúc mắc tòa nhà ở hiện tại chủ yếu đều có nguồn căn từ mâu thuẫn do quỹ bảo trì 2% của dự án hình thành. Thực tế quỹ bảo trì dự án nhà chung cư là khoản tiền được sử dụng để bảo trì và bảo dưỡng những diện tích công cộng sở hữu chung tại tòa nhà, cụ thể gồm có các hoạt động định kỳ bảo trì, sửa chữa thiết bị đột xuất tại dự án để nhanh chóng duy trì chất lượng nhà chung cư tốt nhất.
Phần lớn những tranh chấp từ quỹ bảo trì tòa nhà đều xuất phát từ vấn đề không minh bạch trong sử dụng quỹ bảo trì, làm cho cư dân chung cư bất mãn đồng thời dẫn phát tranh chấp. Thậm chí có không ít người dân cũng không biết quỹ bảo trì của tòa nhà chung cư nơi mình đang sinh sống có bao nhiêu, còn được những gì, đã được sử dụng vào việc gì,… Tình trạng này tiếp diễn chủ yếu có những nguyên nhân chẳng hạn:
+ Tiền bảo trì chưa được bàn giao cho ban quản trị, hay có thể chuyển đổi rồi lại không báo tin đến cư dân thông tin về số tiền
+ Tiền bảo trì chung cư được chủ đầu tư giữ vì tòa nhà chưa thành lập ban quản trị có thể quản lý quỹ bảo trì.
+ Trên hợp đồng mua bán căn hộ không đề ra những quy định minh bạch liên quan tới trách nhiệm của cư dân cùng chủ đầu tư tới khoản tài chính bảo trì tòa nhà.
Toàn bộ mâu thuẫn về tiền quỹ bảo trì tòa nhà của cư dân và chủ đầu tư hay ban quản trị còn gây ảnh hưởng khá lớn đến đơn vị vận hành chung cư, do đơn vị quản lý là đối tượng trung gian phải tiếp nhận những hậu quả do các cuộc tranh chấp chung cư mang lại.
Một khó khăn khác một số công ty quản lý tòa nhà hay gặp được ví dụ như thách thức trong quản lý thông tin dữ liệu tòa nhà. Nhất là đối với một vài dự án khu đô thị, chuỗi tòa nhà có những dữ liệu tòa nhà rất lớn cần quản lý, ví dụ như dữ liệu cư dân và khách hàng tại dự án, thông tin dịch vụ trong tòa nhà, thông tin xe cộ, quản lý thu chi tài chính tại dự án…. Đồng thời cùng với những dữ liệu thông tin cần báo cáo thống kê khác. Khi có quá nhiều dữ liệu nhất thiết phải kiểm soát chặt chẽ ở những bộ phận phòng ban khác dẫn tới thông tin dữ liệu cần quản lý bị phân tán.
Vấn đề trên gây cho doanh nghiệp quản lý vận hành gặp phải trở ngại lớn khi quản lý dữ liệu thông tin của dự án chi tiết và thống nhất, cùng với dễ xuất hiện việc bỏ lỡ một số thông tin quan trọng chẳng hạn khúc mắc, đề xuất của chủ sở hữu với khách thuê, khiến cho BQL tòa nhà khó mà nhanh chóng nắm bắt kèm kịp thời xử lý.
Bởi thế muốn kịp thời xử lý thực trạng này, nhiều đơn vị quản lý vận hành nhanh chóng áp dụng ngay hệ thống quản lý tòa nhà Landsoft Control của DIP Việt Nam vào quản lý tổng hợp tin tức tòa nhà thống nhất ở ngay trên phần mềm, qua đấy tăng cường kiểm soát dịch vụ quản lý tòa nhà hiệu quả và bài bản, ngay lập tức kiểm soát tin tức và xử lý yêu cầu của chủ sở hữu, biến cố trong tòa nhà ngay lập tức.
Vấn đề quản lý hệ thống báo cáo thống kê trong dự án nhà chung cư thường khiến ban quản lý gặp nhiều khó khăn, tiêu biểu là lúc theo dõi báo cáo tài chính – kế toán. Báo cáo tình hình lợi nhuận, thu chi,…. của công ty yêu cầu phải cập nhật và tổng hợp theo từng ngày, từng tuần với số lượng không hề nhỏ.
Nhưng vấn đề trên nhanh chóng giải quyết dễ dàng trường hợp áp dụng hệ thống Landsoft Control vào tối ưu quản lý cho tòa nhà chung cư. Phần mềm Landsoft Control có nhiều tính năng ưu việt giúp công ty quản lý tòa nhà tăng cường quản lý tòa nhà toàn diện kèm ưu việt, bao gồm một số tính năng nghiệp vụ:
+ Tính năng quản lý tiền phí dịch vụ tiện ích
+ Nghiệp vụ quản lý mặt bằng chung cư
+ Tính năng quản lý danh sách chủ sở hữu cùng khách thuê
+ Tính năng quản lý nhân sự các phòng ban: Tin tức hồ sơ cá nhân, List danh sách nhân sự, nhiệm vụ của từng nhân viên được phân công cùng với theo dõi tình hình làm việc từng nhân viên, lịch sử công việc, nhắc nhở lịch làm việc cho nhân viên…
+ Tính năng quản lý tình hình tài chính, hệ thống báo cáo….
Ở thời điểm số hóa quy trình vào lúc này, khi số hóa nghiệp vụ quản lý vận hành được xem là yêu cầu thiết yếu mọi công ty nào cần thiết phải dùng, trong đó bao gồm những đơn vị vận hành nhà chung cư.
Tìm kiếm tin tức liên quan tại: https://landsoft.com.vn/
Ở dưới là những khó khăn và giải pháp xử lý cần các đơn vị quản lý chung cư phải theo dõi.
1. Thách thức thời điểm quản lý quỹ bảo trì chung cư
Hầu hết những khúc mắc tòa nhà ở hiện tại chủ yếu đều có nguồn căn từ mâu thuẫn do quỹ bảo trì 2% của dự án hình thành. Thực tế quỹ bảo trì dự án nhà chung cư là khoản tiền được sử dụng để bảo trì và bảo dưỡng những diện tích công cộng sở hữu chung tại tòa nhà, cụ thể gồm có các hoạt động định kỳ bảo trì, sửa chữa thiết bị đột xuất tại dự án để nhanh chóng duy trì chất lượng nhà chung cư tốt nhất.
Phần lớn những tranh chấp từ quỹ bảo trì tòa nhà đều xuất phát từ vấn đề không minh bạch trong sử dụng quỹ bảo trì, làm cho cư dân chung cư bất mãn đồng thời dẫn phát tranh chấp. Thậm chí có không ít người dân cũng không biết quỹ bảo trì của tòa nhà chung cư nơi mình đang sinh sống có bao nhiêu, còn được những gì, đã được sử dụng vào việc gì,… Tình trạng này tiếp diễn chủ yếu có những nguyên nhân chẳng hạn:
+ Tiền bảo trì chưa được bàn giao cho ban quản trị, hay có thể chuyển đổi rồi lại không báo tin đến cư dân thông tin về số tiền
+ Tiền bảo trì chung cư được chủ đầu tư giữ vì tòa nhà chưa thành lập ban quản trị có thể quản lý quỹ bảo trì.
+ Trên hợp đồng mua bán căn hộ không đề ra những quy định minh bạch liên quan tới trách nhiệm của cư dân cùng chủ đầu tư tới khoản tài chính bảo trì tòa nhà.
Toàn bộ mâu thuẫn về tiền quỹ bảo trì tòa nhà của cư dân và chủ đầu tư hay ban quản trị còn gây ảnh hưởng khá lớn đến đơn vị vận hành chung cư, do đơn vị quản lý là đối tượng trung gian phải tiếp nhận những hậu quả do các cuộc tranh chấp chung cư mang lại.
2. Một vài khó khăn trong quản lý dữ liệu nhà chung cư
Một khó khăn khác một số công ty quản lý tòa nhà hay gặp được ví dụ như thách thức trong quản lý thông tin dữ liệu tòa nhà. Nhất là đối với một vài dự án khu đô thị, chuỗi tòa nhà có những dữ liệu tòa nhà rất lớn cần quản lý, ví dụ như dữ liệu cư dân và khách hàng tại dự án, thông tin dịch vụ trong tòa nhà, thông tin xe cộ, quản lý thu chi tài chính tại dự án…. Đồng thời cùng với những dữ liệu thông tin cần báo cáo thống kê khác. Khi có quá nhiều dữ liệu nhất thiết phải kiểm soát chặt chẽ ở những bộ phận phòng ban khác dẫn tới thông tin dữ liệu cần quản lý bị phân tán.
Vấn đề trên gây cho doanh nghiệp quản lý vận hành gặp phải trở ngại lớn khi quản lý dữ liệu thông tin của dự án chi tiết và thống nhất, cùng với dễ xuất hiện việc bỏ lỡ một số thông tin quan trọng chẳng hạn khúc mắc, đề xuất của chủ sở hữu với khách thuê, khiến cho BQL tòa nhà khó mà nhanh chóng nắm bắt kèm kịp thời xử lý.
Bởi thế muốn kịp thời xử lý thực trạng này, nhiều đơn vị quản lý vận hành nhanh chóng áp dụng ngay hệ thống quản lý tòa nhà Landsoft Control của DIP Việt Nam vào quản lý tổng hợp tin tức tòa nhà thống nhất ở ngay trên phần mềm, qua đấy tăng cường kiểm soát dịch vụ quản lý tòa nhà hiệu quả và bài bản, ngay lập tức kiểm soát tin tức và xử lý yêu cầu của chủ sở hữu, biến cố trong tòa nhà ngay lập tức.
3. Một vài khó khăn khi tổng hợp hệ thống báo cáo
Vấn đề quản lý hệ thống báo cáo thống kê trong dự án nhà chung cư thường khiến ban quản lý gặp nhiều khó khăn, tiêu biểu là lúc theo dõi báo cáo tài chính – kế toán. Báo cáo tình hình lợi nhuận, thu chi,…. của công ty yêu cầu phải cập nhật và tổng hợp theo từng ngày, từng tuần với số lượng không hề nhỏ.
Nhưng vấn đề trên nhanh chóng giải quyết dễ dàng trường hợp áp dụng hệ thống Landsoft Control vào tối ưu quản lý cho tòa nhà chung cư. Phần mềm Landsoft Control có nhiều tính năng ưu việt giúp công ty quản lý tòa nhà tăng cường quản lý tòa nhà toàn diện kèm ưu việt, bao gồm một số tính năng nghiệp vụ:
+ Tính năng quản lý tiền phí dịch vụ tiện ích
+ Nghiệp vụ quản lý mặt bằng chung cư
+ Tính năng quản lý danh sách chủ sở hữu cùng khách thuê
+ Tính năng quản lý nhân sự các phòng ban: Tin tức hồ sơ cá nhân, List danh sách nhân sự, nhiệm vụ của từng nhân viên được phân công cùng với theo dõi tình hình làm việc từng nhân viên, lịch sử công việc, nhắc nhở lịch làm việc cho nhân viên…
+ Tính năng quản lý tình hình tài chính, hệ thống báo cáo….
Ở thời điểm số hóa quy trình vào lúc này, khi số hóa nghiệp vụ quản lý vận hành được xem là yêu cầu thiết yếu mọi công ty nào cần thiết phải dùng, trong đó bao gồm những đơn vị vận hành nhà chung cư.
Tìm kiếm tin tức liên quan tại: https://landsoft.com.vn/
